Ein Beitrag von Viola Frehse

Wiedervorlage – diesem Begriff haftet in den Köpfen meiner Kunden oft ein sehr verstaubtes Image an. Manche schauen mich erstaunt an und wundern sich, dass eine Vorlagemappe heutzutage noch genutzt wird. Schließlich haben sie ja alles im Griff. Frage ich nach, gestehen sie doch ein, dass sie Termine verpassen und wichtige Unterlagen für einen bestimmten Termin erst nach intensivem Suchen und Fluchen bereit haben. Besonders ärgerlich ist es, wenn ein Auftrag flöten gegangen ist, weil sie einen Termin verpasst haben oder einfach nicht am Ball geblieben sind. Das muss nicht sein, zumal es einfache und effiziente Hilfsmittel für das Management von Unerledigtem gibt.

Da ist als Erstes die Wiedervorlagemappe. Hiervon gibt es Ausführungen mit Einteilungen von 1 bis 31 für die Kalendertage sowie von Januar bis Dezember für die Jahresübersicht. Die Tagesmappe ist ideal für das Terminmanagement, denn sie stellt gleichzeitig alle nötigen Unterlagen zur Verfügung, da einzelne Dokumente hierin den Terminen zugeordnet werden. Eine sinnvolle Ergänzung ist die Monatsmappe. Am Ende des Monats werden die Unterlagen aus dem Fach des anstehenden Monats einfach auf die Tagesmappe verteilt.
Die Wiedervorlagemappe kann auf dem Schreibtisch liegen. Sie ersetzt die vielen kleinen Zettel, die uns daran erinnern, beispielsweise die Überweisung an einem bestimmten Tag zu machen oder das Präsent für ein Geburtstagskind zu kaufen. Auch die Einladung zur Veranstaltung in zwei Monaten findet hier ihren Platz.

Wer keine umfangreichen Mappen auf dem Schreibtisch mag, kann Hängemappen mit Wiedervorlagefunktion im Rollcontainer unter dem Schreibtisch einrichten. Auch hier können Sie Einteilungen von 1 bis 31 für die Kalendertage sowie von Januar bis Dezember für die Jahresübersicht vornehmen. Zudem können Sie zum passenden Termin größere Vorgänge sammeln.

Der Goldene Tipp:

In der ersten Zeit der Gewöhnung an das neue System ist es sinnvoll, eine Erinnerung zum morgendlichen Checken der Wiedervorlage in den Kalender zu setzen. Nach einem Monat ist dieser Vorgang antrainiert.

Darüber hinaus können Sie sich über elektronische Assistenten – von Outlook bis zum Smartphone – an Termine, Fristen oder Geburtstage erinnern lassen. Der Vorteil besteht darin, dass Sie papierlos arbeiten können. Wenn Sie jedoch auch Unterlagen zu einem Termin parat haben müssen, empfehle ich ein Terminmanagement mit Wiedervorlage plus Sammelfunktion.

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