Ein Beitrag von Viola Frehse

Das papierlose Büro ist in den meisten Unternehmen noch in weiter Ferne. Zum einen hindern bürokratische Hürden viele Unternehmen an der Digitalisierung. Zum anderen arbeiten Kunden, Lieferanten und auch die eigenen Mitarbeiter oft lieber mit der Papierversion. Grund hierfür ist unter anderem die Angst vor Datenverlust.

Mit Ordnung gegen Datenverlust
Datenverlust droht aber auch, wenn nicht sofort wegsortierte Papiere in Vergessenheit geraten und sich zu Stapeln türmen. Wird ein bestimmtes Dokument benötigt, geht die Sucherei los.

Ich gehe diesen Stapeln liebend gern an den Kragen! Dafür sortiere ich den Stapel in die vier Rubriken:

  • entsorgen
  • delegieren
  • sofort erledigen
  • als Projekt auf Wiedervorlage

Entsorgen: Das muss ich hier wohl kaum weiter erklären. Ab in den Papierkorb damit!

Delegieren: Geben Sie die Unterlagen gleich an die zuständige Person weiter.

Sofort erledigen: In diese Rubrik fällt alles, was in maximal 2 Minuten erledigt werden kann. Hierbei ist es sinnvoll, kleine Arbeitsblöcke, wie Telefonate, Mails etc., zu bilden. So arbeiten Sie effektiv und die Aufgaben gehen schnell von der Hand.

Wiedervorlage: Alle Unterlagen, die dieser Rubrik angehören, werden in Ihr Wiedervorlage-System geordnet.

Wie Sie dieses System am besten organisieren, erfahren Sie in meinem Blog-Beitrag „Wiedervorlage – ideal für das Terminmanagement“.

Wenn Sie jedem Papierstapel in dieser Form zu Leibe rücken, ist garantiert, dass der Schreibtisch leer und übersichtlich ist. Kein Vorgang oder Termin wird zukünftig vergessen, weil der entsprechende Hinweis in einem Stapel vergessen wurde.

Foto: © Vioeasy – Stapel