Ein Beitrag von Viola Frehse

Wenn Sie sich ein neues Werkzeug oder eine Küchenmaschine zulegen, überlegen Sie sicher vorab, welche Ansprüche und Wünsche Sie an das Gerät haben. Beim Kauf von Büromaterial, wie Hängeakten, erlebe ich bei Kunden immer wieder, dass diese strategischen Überlegungen fehlen. Kein Wunder also, dass ich oft in Büros komme, in denen die Menschen eher verzweifelt als konstruktiv mit der Hängeregistratur umgehen. Unüberlegt gekaufte Hängeakten liegen im Büromaterialschrank herum, werden nicht genutzt und sind schlicht hinausgeworfenes Geld.

Überlegen Sie daher vor dem Kauf, welche Hängeakte Sie im Rahmen Ihrer Büroorganisation für welchen Zweck benötigen. Denn: Hängeakte ist nicht gleich Hängeakte. Es gibt die unterschiedlichsten Varianten, die für eine Hängeregistratur genutzt werden können und so optimal Ordnung bringen.

Ich habe eine Übersicht erstellt, welche Variante sinnvoll für welchen Zweck genutzt werden kann:

  • die Hängemappe ist oben und an der Seite offen. Sie ist ideal zum Sammeln einzelner, loser Unterlagen, wie Notizen, Fotos und Skizzen, vor Beginn eines Projekts.
  • der Hängehefter hat eine Heftvorrichtung und kommt zum Einsatz, um z.B. Unterlagen aus der Hängemappe über ein kleineres, abgeschlossenes Projekt abzuheften und zu archivieren. Die Hängemappe wird damit aufgelöst.
  • Die Hängetasche ist oben offen und hat seitlich einen Verschluss, sodass nichts herausrutschen kann. Diese Taschen sind praktisch für die Wiedervorlage, weil Sie hierin alles sammeln können, egal ob DIN A4 oder kleiner, zusammengeheftete oder lose Blätter.
  • Und es gibt Hängehefter mit Tasche. Hierin können Sie erledigtes Schriftgut einheften und gleichzeitig weiteres Material sammeln. Der Vorteil: Sie können die Schriftstücke, die Sie schon erledigt haben, abheften und müssen sie nicht nochmals in die Hand nehmen.
  • Die Hängesammler sind nur oben offen und etwas breiter als die Hängetasche. Er bietet sich zum Sammeln von Berichten, Katalogen, Magazinen etc. an. Der Hängesammler ist eine gute Alternative zum Stehsammler.
  • Die Mehrfach-Hängehefter sind die richtige Wahl für Personalakten oder umfangreiche Projekte, deren Schriftstücke unterteilt und immer in dergleichen Reihenfolge abgelegt werden.

Ich denke, diese kleine Übersicht zeigt, wie vielfältig die Auswahl und Anwendungsmöglichkeiten von Hängeakten sind. Und es gibt noch weitere Varianten. Wichtig ist jedoch, dass Sie sich genau überlegen, wofür Sie das Hängesystem einsetzen möchten. Es soll Ihnen ja die Büroorganisation erleichtern.

Foto: © Vioeasy – Hängeakten