Ein Beitrag von Viola Frehse.

Das papierlose Büro ist in den meisten Unternehmen Utopie. In der Praxis sammeln sich Ordner mit den unterschiedlichsten Inhalten, wie Rechnungen, Projekten, Schriftverkehr etc., an. Wenn ich zu Kunden gerufen werde, treffe ich immer wieder auf Regale und Schränke, die unruhig oder unordentlich aussehen. Das ist schade, denn mit einer professionellen Ordnerstruktur ist ein effizienteres Arbeiten möglich. Es wird doppelt Zeit gespart – beim Suchen einer Info und bei der Ablage.

Bereits mit wenigen Handgriffen ist Struktur in die Ordner gebracht. Ich verrate gern, wie das funktioniert:

 

Schritt 1: Farben festlegen.

Überlegen Sie, wie viele verschiedene Rubriken/Kunden/Themen Sie in demselben Regal platziert haben und welche Farben Sie jeweils nutzen möchten. Besser noch, welche Farben Ihnen Spaß bringen würden, auf welche Farben sich Ihre Augen einstellen möchten und welche Farbsortierung Ihnen gut gefällt. Das können Sie mit den vorhandenen Ordnern austesten, einfach um zu sehen, wie ruhig und ordentlich eine Sortierung wirken kann. Und dann geht es auch schon an die Umsetzung.

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Schritt 2: Kontrollieren Sie, wie viele Ordner je Farbe vorhanden sind.

Fehlende Ordner kommen auf die Einkaufsliste.

 

Schritt 3: Prüfen Sie, ob genügend Ordneretiketten (ob zum Einstecken oder Kleben) vorhanden sind.

Was gekauft werden muss, wird auf der Einkaufsliste notiert.

 

Schritt 4: Fehlendes Material einkaufen.

 

Schritt 5: Jetzt kommt der Moment der neuen Ordnung.

Das bedeutet: Die Inhalte in die jeweiligen Ordner umheften und die Ordner übersichtlich beschriften. Dies ist eine gute Gelegenheit, um die Inhalte neu zu sortieren oder auszumisten. Entwickelt sich dies im Moment als zu zeitaufwendig, wird es auf eine To-do-Liste gesetzt. Diese Aktion auf jeden Fall vor dem Einkaufen festlegen, damit alles zur Hand ist.

 

Schritt 6: Zu guter Letzt werden die Ordner farblich in das Regal oder den Schrank einsortiert.

Und schon herrscht Ordnung und Struktur im Regal oder Schrank und auch das Auge hat viel mehr Ruhe.

Ich persönlich habe übrigens blaue Ordner für Geschäftliches und weiße für Privates gewählt – blau/weiß, da schimmert wieder meine maritime Vorliebe durch.

 

Bildquelle Titelbild: © Unsplash.de/ Andrew Pons

Büroorganisation © Vioeasy