Ein Beitrag von Viola Frehse

Beim Strukturieren von Büros stoße ich immer wieder auf die phantasievollsten Varianten, um Belege zu sammeln. Oft ist es der gute alte Schuhkarton, in den die Rechnungen etc. gelegt werden. Aber auch Plastiktüten sind beliebt. Das Hauptziel, die Belege bei Bedarf schnell zur Hand zu haben, ist damit kaum realisierbar.

Natürlich können die Belege im Karton bzw. der Plastiktüte direkt an den Steuerberater gegeben werden. Aber warum wollen Sie die Zeit, die er oder sie benötigt, um sich einen Überblick zu verschaffen, noch extra bezahlen? Sie sind in der Materie drin und können dies optimal vorbereiten. Das spart dem Steuerberater Zeit – und Ihnen Geld.

Hier ein paar einfach umzusetzende Tipps, wie das Sammeln der Belege optimal klappt:

  • Sammeln Sie die Belege in einer Hängeakte mit Falte
  • oder in einem Ablagekorb.
  • Beschriften Sie die Sammelstelle.
  • Unterteilen Sie die Sammelstelle in Rubriken, wie Reisekosten, Bewirtungen, Anschaffungen, Kontoauszüge.
  • Notieren Sie auf jedem Beleg sofort, wozu er gehört, wie Anlass, Projekt, Namen der beteiligten Personen.
  • Sammeln Sie Belege zum Weiterbelasten separat.
  • Kopieren Sie jeden Thermobeleg sofort.
  • Leeren Sie Ihre Taschen und Geldbörsen täglich aus. Dann können Sie die Belege ohne weiteren Zeitverlust beschriften und zuordnen.

Wenn Sie diese, in der Praxis erprobten Tipps befolgen, sparen Sie in Zukunft viel Zeit beim Suchen und Bearbeiten der Belege sowie bares Geld beim Steuerberater.

Extratipp: Oder Sie holen sich in regelmäßigen Abständen, z.B. einmal im Monat, eine Unterstützung für die Buchhaltung ins Haus. Das ist meist günstiger als der Steuerberater.

Foto: © Vioeasy – Belege